Politique sur la protection des renseignements personnels (la « Politique »)

VIA Rail Canada (« VIA » ou « nous ») est une société de la Couronne fédérale tenue de respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada (L.R. 1985, ch. P-21) (la « Loi »). La Loi protège vos renseignements personnels contre toute divulgation ou tout usage incompatible avec les fins pour lesquelles ces renseignements ont été fournis. De plus, la Loi donne le droit à tout individu d'accéder aux renseignements personnels le concernant, de demander la correction de ces renseignements, ou d'en exiger le retrait des bases de données ou autres systèmes où ils sont consignés.

La présente Politique de VIA à l’égard de la protection des renseignements personnels a pour but de régir la cueillette, l’usage et la divulgation des renseignements personnels conformément aux exigences de la Loi, que ces renseignements soient recueillis par le biais de notre site Web, notre application mobile, nos centres de services à la clientèle ou autrement. La protection de vos renseignements personnels est très importante pour VIA et demeure une priorité dans toutes les sphères de nos activités.

La présente Politique peut être complétée de temps à autre par d’autres consentements que vous nous fournirez et par les termes et conditions que vous consentirez dans le cadre de l’achat de produits ou services ou de concours si vous y participez.

Veuillez prendre note que vous pouvez consulter l’historique de vos voyages à bord de nos trains et obtenir d’autres informations pertinentes telles que le sommaire de vos transactions (pour fins de taxation ou autres) en accédant à votre profil de voyageur VIA. Ce lien s'ouvre dans un nouvel onglet.

Les renseignements que nous recueillons

VIA recueille des renseignements à divers niveaux. Certains sont des renseignements personnels, d’autres sont recueillis à des fins statistiques ou servent à améliorer l’expérience de navigation sur notre site Web (fichiers témoins). VIA vous informe lorsque des renseignements personnels sont requis dans le cadre d’une transaction, d’un concours, d’un sondage, ou pour obtenir un autre service de VIA. Seuls les renseignements demandés identifiés par un astérisque doivent être fournis, les autres ne sont pas obligatoires.

Les renseignements personnels sont ceux qui permettent de vous identifier, tels que vos nom et prénom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, numéro de carte de crédit, renseignements contenus dans votre curriculum vitae et opinions personnelles. Ces renseignements sont principalement recueillis lorsque vous effectuez l'une des actions suivantes :

• En les fournissant de manière volontaire sur notre site Web ou à notre personnel, par exemple en créant un profil de voyageur, en achetant un billet de train en ligne, par téléphone ou à une billetterie, en créant un compte VIA Préférence, ou en vous inscrivant à nos bulletins électroniques;
• En répondant aux sondages qui vous sont adressés; 
• En formulant des commentaires sur notre site Web, sur nos comptes de médias sociaux ou par courriel;
• En postulant un emploi chez VIA, que ce soit en ligne, par courriel ou par la poste;
• En parlant au téléphone avec VIA : lorsqu’ils sont enregistrés, VIA peut recueillir des informations sur les bandes sonores des appels de nos clients à nos bureaux de vente ou ceux effectués par nos représentants du service à la clientèle. Ces bandes sonores servent à des fins d’évaluation du rendement, de formation, d’assurance de la qualité et de gestion de consentement;
• En visitant le site web de VIA, en utilisant l’application mobile de VIA, ou en interagissant avec les courriels et les publicités en ligne de VIA : VIA peut recueillir des informations par des moyens automatisés, en utilisant des technologies telles que les fichiers témoins, les étiquettes pixel (ou « pixel tags »), les outils d'analyse de navigateur, les journaux de serveur et les balises web. (Pour plus d'information, veuillez consulter notre Politique sur les fichiers témoins).

Lorsque nous vous fournissons nos services, nous pouvons en certaines circonstances recueillir des renseignements personnels jugés sensibles, car ceux-ci pourraient avoir trait à votre état de santé physique ou mentale ou vos croyances religieuses.

En effet, si vous faites une demande pour besoins spécifiques; assistance à bord, un repas adapté ou un mineur non accompagné, par exemple, nous recueillons les renseignements nécessaires pour répondre à votre demande. Ces renseignements peuvent comprendre des renseignements médicaux et vos croyances religieuses et vous en serez averti au moment de leur collecte. Ces renseignements personnels sensibles ne seront collectés et utilisés qu’afin de donner suite à vos demandes pour besoins spéciaux et d’exécuter pleinement nos obligations.

De temps à autre d’autres renseignements personnels peuvent être requis par toute autorité gouvernementale dont Transports Canada en vertu de la Loi sur la sécurité ferroviaire ou toute loi et réglementation applicable afin de vous permettre de voyager à bord de nos trains ou d’avoir accès à nos infrastructures. Ces renseignements peuvent comprendre des renseignements d’identification, médicaux et concernant vos croyances religieuses.

Réservations de tiers, modifications et demandes

Si vous achetez un billet pour une autre personne y compris un membre de votre famille, un ami ou un collègue, VIA considère que vous avez obtenu le consentement et l’autorisation de cette personne pour nous fournir les renseignements personnels de cette personne requis pour effectuer l’achat de son billet.

Si une autre personne, y compris un membre de votre famille, un ami ou un collègue tente d’acheter un billet en votre nom, elle doit fournir les mêmes renseignements personnels que vous-même fourniriez normalement afin d’effectuer votre réservation.

VIA considère que cette personne a votre consentement et votre autorisation de nous fournir vos renseignements personnels aux fins pertinentes décrites dans la présente Politique, sauf indication contraire.

De plus, si la personne qui a réservé votre billet ou qui possède, pour quelque raison que ce soit, votre nom complet et votre numéro de réservation communique avec nous et demande des renseignements sur votre réservation ou souhaite y apporter des changements, nous divulguerons vos données de réservation et nous permettrons à cette personne d’apporter les modifications voulues, car nous considérerons que vous lui avez donné l’autorisation de le faire. Si vous ne voulez pas qu’un tiers puisse obtenir des renseignements sur vous ou apporter des modifications à votre réservation, vous devriez éviter de lui donner votre numéro de réservation.

Utilisation des renseignements personnels

VIA utilise les renseignements que vous fournissez ou créez afin de communiquer avec vous, vous fournir les services demandés, améliorer nos services, élaborer de nouvelles offres et permettre aux représentants du service à la clientèle de VIA d'améliorer votre expérience client. Nous les utilisons aussi pour traiter les questions relevant du service clientèle, par exemple les réservations de voyage ou les questions que vous vous posez à ce sujet. Ils nous permettent également de contrôler et maintenir la qualité de nos services, par exemple pour le suivi ou l’enregistrement de conversations téléphoniques avec nos représentants aux fins d’assurance de la qualité.

Certains renseignements personnels sont requis lorsque vous achetez des billets de train, communiquez avec notre service à la clientèle, participez à des sondages ou concours, créez un profil VIA Rail ou un compte VIA Préférence, ou postulez à un emploi chez VIA. Les numéros de carte de crédit sont utilisés exclusivement pour le traitement des paiements et pour aucune autre fin.

VIA Rail mène des études de recherche pour mieux comprendre les expériences de nos clients en vue d'améliorer continuellement ses produits et services. Pour les participants aux études de recherche de VIA : les renseignements personnels que vous acceptez de partager dans le cadre de ces études peuvent être liées à votre profil pour permettre à VIA de vous offrir des services et des produits adaptés à vos préférences et besoins.

Dans certains cas, les informations recueillies par VIA ne sont utilisées que de manière non-identifiable. Par exemple, VIA utilise les renseignements qu'elle recueille sur tous les visiteurs du site Web pour l’optimiser et comprendre ses modèles de trafic. Dans d'autres cas, VIA peut utiliser les renseignements d'une manière identifiable. Par exemple, VIA peut vous authentifier ou authentifier votre appareil, fournir un contenu personnalisé ou utiliser les renseignements à des fins d'analyse, de détection des fraudes et de sécurité.

VIA peut également utiliser les renseignements pour du ciblage publicitaire en ligne et afficher sur d'autres sites Web et sur les médias sociaux des publicités axées sur vos intérêts. Pour permettre la diffusion de ces publicités, nous utilisons notamment un procédé de « hashing » de votre adresse électronique pour convertir cette dernière en un numéro unique. Les plateformes de médias sociaux utilisent un processus de conversion similaire. Cela permet de faire correspondre des informations sans aucun échange de données qui vous rendrait identifiable à elles-seules. Les plateformes peuvent tirer des informations au sujet des personnes qui répondent aux publicités de VIA.  

Nous pouvons aussi utiliser vos renseignements personnels pour se conformer à une obligation légale ou remplir d’autres fins auxquelles vous pouvez consentir, ou comme le permet ou l’exige toute loi applicable.

VIA conservera les renseignements personnels aux fins énoncées dans la présente Politique aussi longtemps que la loi l'exige ou pendant une période raisonnable en l'absence d'exigences législatives. À la fin de la période de conservation, les renseignements personnels seront ensuite éliminés de façon sécuritaire.

Sécurité

Les renseignements personnels peuvent être conservés en copie papier ou sous format électronique. Leur protection est assurée au moyen de la mise en place de mesures physiques, organisationnelles, et de sécurité adaptées à la nature de chaque renseignement. L'accès aux renseignements personnels est limité aux personnes qui en ont besoin pour fournir les services offerts par VIA. En ce qui concerne les transactions par cartes de crédit, VIA se conforme aux normes PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) qui assurent la protection des renseignements personnels reliés aux cartes de crédit.

VIA utilise, entre autres, des moyens contractuels pour garantir que vos renseignements personnels bénéficient d'une protection conforme aux exigences légales en matière de protection de la vie privée chaque fois que VIA a recours à un sous-traitant pour effectuer des services en notre nom.

Pour garantir la confidentialité de vos informations de connexion ou de vos références, vous ne devez pas partager vos références de connexion. Lorsque vous réservez un voyage, vous recevez un numéro de confirmation ou un dossier passager (PNR) pour la réservation.  Les informations du PNR ne doivent pas être partagées car elles peuvent donner accès à votre itinéraire de voyage à d'autres personnes.

Divulgation des renseignements personnels à des tiers

VIA ne partage les renseignements personnels avec des tiers que conformément à la présente Politique. VIA peut fournir des renseignements personnels à des sous-traitants et à des consultants (lesquels sont assujettis aux exigences relatives à la protection des renseignements personnels par le biais de leur contrat avec VIA) uniquement dans le cadre de ses activités exigeant leur utilisation et aux fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis.

VIA peut transférer des renseignements personnels à l'extérieur du Canada à des fins de traitement pour les finalités énoncées dans la présente Politique.

VIA ne divulgue jamais, sans votre consentement, vos renseignements personnels à des tiers à des fins autres que celles pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins qu’elle ne soit obligée de le faire en vertu de la loi ou par ordre d’un tribunal. De plus, en vertu de la Loi, VIA a l’obligation d’informer par écrit le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada avant toute divulgation ou utilisation de renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ces renseignements ont été obtenus.

Afin de remplir nos obligations légales à titre de société ferroviaire, VIA est tenue de se conformer à la Loi sur la sécurité ferroviaire, l’obligeant à donner accès aux autorités gouvernementales dont Transports Canada, aux renseignements sur nos passagers. Par conséquent, vos renseignements personnels et vos préparatifs de voyage peuvent être communiqués aux autorités gouvernementales pour se conformer aux exigences en vigueur et assurer la sécurité de nos clients, passagers et employés.

Il peut arriver que nous transmettions vos renseignements personnels à des partenaires commerciaux tiers, comme des agences de voyages et les services de transports alternatifs pour lesquels vous avez fait une réservation par notre entremise.

Communications

En tant qu’entité commerciale, VIA envoie des messages électroniques commerciaux dans le cadre de sa stratégie marketing et de son service à la clientèle. Lorsque vous achetez un produit ou que vous réservez votre voyage en utilisant votre profil VIA Rail ou votre compte VIA Préférence, vous pouvez expressément consentir à être ajouté ou non à notre liste de courriels qui sera utilisée pour vous faire parvenir des offres et des promotions. Lorsque vous achetez un produit ou réservez votre voyage sans utiliser un profil VIA ou un compte VIA Préférence mais sans répondre à la question de consentement qui vous est posée, vous consentez implicitement à être ajouté à notre liste de courriels.

Si vous ne désirez pas recevoir de messages électroniques commerciaux de notre part, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en mettant à jour votre profil ou en suivant les instructions sur la façon de se désabonner contenues dans tous les courriels envoyés par VIA. Si vous changez d’avis ultérieurement, il est tout aussi simple de vous réabonner.

Veuillez noter que les courriels opérationnels ne sont pas des messages électroniques commerciaux et qu’ils fournissent des informations pertinentes qui doivent vous être communiquées, y compris notamment les courriels contenant de l’information sur des achats effectués, des changements apportés au programme VIA Préférence, ou sur un de vos voyages (par exemple, des retards opérationnels). Par conséquent, VIA continuera de vous envoyer de tels messages, lorsqu’approprié.

Liens vers des sites Web externes

Le site Web de VIA peut contenir des liens menant à d’autres sites Web, externes à VIA. En cliquant sur ces liens, vous serez automatiquement dirigés vers ces sites. Nous vous invitons à lire les politiques de protection des renseignements personnels de ces sites, car elles peuvent être différentes de la Politique de VIA. VIA ne peut en aucun cas être tenue responsable du contenu affiché sur les autres sites ou des inconvénients qui pourraient découler de la navigation sur ces sites.

Droit d’accès et demande de correction ou de retrait de renseignements

Conformément à la Loi, vous avez le droit de demander l’accès à tous les renseignements personnels que VIA possède à votre sujet, et vous avez aussi le droit de demander la correction des renseignements s'ils sont erronés ou incomplets, ou d’exiger le retrait de ces renseignements.

Veuillez vous référer ici  pour plus d'informations et pour savoir comment faire une demande.

Exactitude

Vous êtes tenu de fournir des renseignements personnels exacts et de veiller à ce qu'ils soient à jour. Pour les clients ayant un profil VIA ou un compte VIA Préférence, vous pouvez mettre à jour votre profil en ouvrant une session sur viarail.ca.

Révisions de cette Politique

En utilisant le site de VIA Rail ou de VIA Préférence, vous acceptez la présente Politique. Celle-ci peut être modifiée par VIA sans préavis de temps à autre, notamment afin de tenir compte de l’évolution des activités de VIA et des développements technologiques. Nous vous conseillons donc de consulter périodiquement cette page.

Vous avez des questions ou des suggestions?

Nous vous invitons à communiquer avec nous pour toute question ou suggestion relativement à la présente Politique. Veuillez communiquer avec VIA Rail Canada par courriel à l’adresse suivante : AIPRP@viarail.ca